Au quotidien, l'équipe du Fonds d'art contemporain utilise la base de gestion de collection Gcoll2, développée par l’association Videomuseum, pour de nombreuses opérations : création de fiches d'œuvres pour les nouvelles acquisitions, enrichissement des fiches d’œuvres, ajout de photographies HD issues des campagnes de numérisation des œuvres, mise à jour de la localisation des œuvres suite à leurs mouvements internes et externes aux réserves, création de dossiers de récolement, de dossiers de restauration, de dossiers de prêt, indexation des constats d'état, des plans de montage, etc. La base regroupe aujourd’hui 23 400 fiches d’œuvres. 10 953 œuvres, conservées en réserve, ont été récolées et photographiées. À ces visuels documentaires s’ajoutent 2 818 visuels de qualité éditoriale. Pour l’année 2021-2022, ce ne sont pas moins de 591 œuvres qui ont fait l’objet d’un mouvement.

Le Fonds d’art contemporain – Paris Collections est un service municipal rattaché au bureau des Arts visuels de la sous-direction de la Création artistique de la direction des Affaires culturelles de la Ville de Paris. Il est géré par Julie Gandini, conservatrice du patrimoine et son équipe de 14 personnes en 2022, organisée en deux pôles principaux. Le pôle gestion scientifique des collections (3 personnes) et le pôle diffusion des collections et régie des œuvres (7 personnes).

Vous pouvez rentrer en contact directement avec les médiatrices culturelles en charge des programmes : fonds-médiation@paris.fr. Publics scolaires : Nathalie Rataud – chargée du programme Une œuvre à l’école. Collèges : Flore Chetcuti – chargée du programme Jeunes Collectionneurs. Publics du champ social et médico-social : Julie Lamier - chargée du programme Une œuvre pour tous.

Les œuvres inscrites sur l’inventaire du Fonds d’art contemporain – Paris Collections peuvent être prêtées pour des expositions temporaires à caractère culturel, organisées en France ou à l’étranger par des personnes publiques ou des personnes morales de droit privé à vocation culturelle ou organisant une manifestation culturelle, agissant sans but lucratif. Une demande de prêt doit être adressée, au minimum 3 mois avant l'exposition, à la directrice des Affaires culturelles de la Ville de Paris, en mettant en copie la conservatrice du Fonds d'art contemporain. Un comité de prêt se réunit toutes les 6 semaines pour étudier les demandes. Chaque année, c'est en moyenne près d'une trentaines d'œuvres du Fonds qui sont prêtées pour des expositions dans une quinzaine d'institutions culturelles, en France ou à l'étranger.